Cuenta de cobro

La cuenta de cobro es un documento expedido por personas que no tienen obligación de emitir facturas para llevar un control de sus operaciones comerciales. Además si has prestado tus servicios o has vendido algo y no has recibido el pago, puedes recuperar tu dinero haciendo una cuenta de cobro. En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre la nota de cobro y como realizarla correctamente.

¿Qué es una cuenta de cobro?

La cuenta de cobro es un documento con el que el usuario puede realizar el cobro de una deuda a su favor. Es decir, si una persona ha prestado un servicio o vendido algún producto y necesita reclamar ese dinero puede presentar una cuenta de cobro. Por ende, este soporte representa una herramienta útil para quienes necesitan exigir el pago de un compromiso contraído por otra persona o entidad.

Se debe tener claro que una cuenta de cobro no es un documento válido para usarlo como soporte ante entidades fiscales o legales. Es decir, es un documento informal que le permite a la persona exigir un pago a una empresa o persona con quien hizo algún acuerdo. Sin embargo no tiene un valor ejecutivo, no le permite a la persona exigir a nivel judicial el cumplimiento de lo dispuesto en el documento.

Cabe destacar que, aunque la nota de cobro por sí misma no tiene un respaldo legal, podría tenerlo. Para esto debe ser presentada con otro documento que si tenga valor ejecutivo por ejemplo una factura. Este tipo de documento si le da al vendedor el derecho de demandar el cobro a nivel judicial de una deuda.

 ¿Quién puede hacer una cuenta de cobro?

Según lo establecido en el Artículo 616-2 del Estatuto Tributario, se exonera de emitir factura a toda persona natural que esté dentro del régimen simplificado. Por eso para negociaciones con bienes o servicios, utilizan el formato de cuenta de cobro como herramienta para cobrar lo adeudado por sus clientes.

Por otra parte, si se trata de personas jurídicas, estas necesitan además un soporte que respalde la compra. En este documento deben aparecer también los datos del vendedor y del bien o servicio vendido. Por lo tanto, las empresas del régimen común pueden emitir un documento fiscal que debe cumplir con el Artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

¿Cómo darle validez a una nota de cobro?

Como ya mencionamos la cuenta de cobro no es válida como soporte fiscal. Sin embargo los contribuyentes reciben frecuentemente cuentas de cobro para pagar los servicios ofrecidos, por eso necesitan contar con algún soporte fiscal de estos pagos. El documento que comúnmente se utiliza para este fin es la factura. Pero si la persona que recibe el pago esta exonerada de emitir factura, esta no se le puede exigir.

En ese caso lo que se puede pedir es una cuenta de cobro y es lo que tendrá el contribuyente para trabajar. Por eso la persona que hace la adquisición debe emitir un documento similar a la factura, así lo establece el artículo 1.6.1.4.40 del decreto 1625. Para elaborar este documento se toma como base la información de la cuenta de cobro, siendo entonces la cuenta de cobro un respaldo del documento.

Entonces al existir una cuenta de cobro por el pago al proveedor y este emite el documento equivalente, se reconoce la obligación de pago. Dado que existe una parte que reclama una deuda y otra que la reconoce, se pueden reconocer costos y deducciones.

¿Qué debe tener una nota de cobro para ser un documento equivalente?

Una cuenta de cobro puede servir como soporte fiscal válido siempre que cumpla con los requisitos mínimos de un documento equivalente, que son los siguientes:

• Nombre completo o razón social y número de documento de identidad del comprador de los bienes o servicios, puede ser una persona o empresa.
• Nombre completo y número de documento de identificación de la persona natural que recibe el pago.
• Identificar el documento con un número de un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de la transacción.
• Concepto de la transacción.
• Monto de la transacción.
• Exoneración del impuesto por el comprador en la transacción.

Teniendo estos datos una nota de cobro puede ser considerada un soporte valido, pero aun así no es el documento adecuado para respaldar costos. Lo ideal es recurrir a un documento equivalente para soportarlos si no existe obligación de emitir factura. Si el proveedor de esta obligado a expedir factura, la cuenta de cobro y el documento equivalente solo serán un recurso informativo para uso interno de la empresa.

¿Cómo hacer una cuenta de cobro?

Como ya sabes la cuenta de cobro no es un documento formal por lo tanto no tiene un formato establecido. Esto implica que puedes realizar el documento como prefieras siempre que tenga los datos necesarios. Los datos más relevantes son los del deudor y la negociación pues es una constancia de la deuda resultante de una venta. Además te servirá para la contabilidad que realices de tu actividad comercial.

Los datos que debe incluir el formato cuenta de  cobro son los siguientes:

• Fecha y lugar en que se realizó la venta o negociación.
• Un número secuencial para identificar la transacción y que puedas tener más control de las deudas.
• Nombres y apellidos de la persona a la que se le realizará la cobranza.
• Número de documento de identificación de la persona a la que se le hará la cobranza.
• Razón social o nombre de la empresa o persona beneficiaria.
• Registro Único Tributario de la empresa o número de documento de identificación de la persona beneficiaria.
• Concepto de la transacción realizada.
• Forma de pago de la transacción.
• Dirección de la empresa o persona beneficiada.
• Medio de contacto (número de teléfono, correo electrónico, etc.)
• Firma del proveedor del bien o servicio.
• Firma de la persona a quien se le hará la cobranza.

Formato de cuenta de cobro

Ya conoces los datos más importantes que deben estar incluidos en una cuenta de cobro. Ahora te mostramos un formato de cuenta de cobro que puedes utilizar como referencia cuando necesites elaborar una.

Ciudad, día de mes del año

Cuenta de Cobro N° XX

(Nombre de la empresa o persona deudora)

(Nro. de documento de identificación de la empresa o persona deudora)

DEBE A:

(Nombre de la empresa o persona que hace la cobranza)

(Nro. de documento de identificación de la empresa o persona que hace la cobranza)

Certificado de Ingresos y Retenciones

La suma de (monto adeudado en letras y números) pesos.

Por concepto de (detalle de la transacción realizada) efectuado el día de mes del año.

Favor cancelar el monto antes mencionado a la siguiente cuenta bancaria:

(Datos de la cuenta bancaria a la que se debe hacer el pago).

Cordial y atentamente.

(Nombre de quien realiza la cobranza)

(Número de identificación de quien realiza la cobranza)

(Dirección de la empresa o persona beneficiaria)

(Medio de contacto de la empresa o persona beneficiaria)

____________________________                           _______________________________

Certificación Laboral

Firma de quien realiza la cobranza                           Firma de la persona o empresa deudora

Obtener copia de factura Codensa

Descargar certificado laboral eficacia

Vanti factura

Antecedentes de procuraduría

Darwin Rico

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