Como hacer un oficio

Conoce todas las pautas básicas en cómo hacer un oficio, una pregunta que todos nos hicimos alguna vez.

Dentro del mundo laboral existen varios tipos de documentos de carácter oficial, y el oficio es uno expedido por una institución púbica o privada; el mismo cuenta con información y a la vez con validez oficial que es reconocido por varias instituciones.

Los oficios antes eran expedidos únicamente por instancias del gobierno, y se reconocía el carácter oficial, sin embargo, ya hoy día son más instituciones la que pueden usar este tipo de documentos. Con respecto a la información de como hacer un oficio, estos también se utilizan para informar a la persona que va dirigida, con la diferencia que lleva consigo una estructura y una redacción protocolar.

Pasos para hacer un oficio

Si no sabemos como hacer un oficio, lo primero que tendremos que tener en claro, es su estructura, y las reglas que se deben de seguir.

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• Deben de tener un extenso de una o dos páginas como máximo, esto depende de la información que este lleve contenida.
• Las hojas a usar son de 21.59 cm. x35.56 cm, para las hojas A4 de 21 cm. X 29.7 cm, y por último, el formato carta de 21.59 cm. X 27.94 cm.
• Con respecto a la redacción, se tiene que hacer en primera persona y no puede exceder el largo de dos páginas. Puede ser escrito a renglón cerrado o renglón medio, además, de ser formal debe indicar, la fecha y el lugar en que es emitido, con día, mes, año específico.
• El destinatario en caso de que sea un oficio simple, bastará con los nombres correspondientes a la persona, la empresa y la dirección de la misma. Cuando se haga de manera general se debe expresar el oficio de manera plural con la expresión “a quién pueda interesar”.
• El motivo de la carta no pude faltar, y dentro de cada segmento se colocan dos puntos y se realiza un resumen corto para explicar todo lo anteriormente expresado.
• En caso de que haya antecedentes, se tienen que agregar obligatoriamente
• El final del documento básicamente es una despedida formal, todo con el fin de mantener la mejor relación que se pueda con el destinatario.
• Como todo documento, deberá tener el calce y la firma de quien esté emitiendo dicho oficio, lo que amerita escribir “atentamente, (nombre)”. Todo esto seguido de la firma y el sello, aunque es esto ultimo sea opcional, en ocasiones habrá empresas que lo exijan.

Clasificación del documento conocido como Oficio

Ahora que ya sabes cómo hacer un oficio, a estos documentos se los puede clasificar de varias maneras, y una de las más comunes de hacerlo es hacerlo según el tipo de institución que los emita, según el tipo de destino, o bien si van dirigidas a una o varias personas.

Según la institución que los emita

Los oficios se diferencian de los demás si es emitido por una empresa privada, persona particular, o bien si los oficios son emitidos por la gobernación

Según el tipo de destino

Esta clasificación se sub divide en dos tipos de oficios de destino, por consiguiente, para saber cómo hacer un oficio tenemos:

Oficio interior

Se trata de aquellos oficios que emiten personas o instituciones, pero que van dirigidos a otros departamentos dentro de la misma empresa. Incluso puede incluirse con instituciones asociadas a la misma, y se trata de un tipo de oficio que permanece dentro del mismo personal, de allí un nombre de oficio interior.

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Oficio exterior

Los tipos de oficios en los que se exigen a público general, de unas a otras instituciones, usualmente, las que son ajenas al gobierno.

Si van dirigida a una o más personas

La última manera en que vamos a clasificar los tipos de oficios es según el número de personas queremos hacer llegar el documento. Al igual que con el anterior, se subdividen en:

Oficios Directos Simples

Los tipos de oficios que se dirigen a un solo destinatario o persona, también cuenta una agencia comercial o del estado. Este documento también puede ir dirigido a empresas, pero dicho documento tiene que ir a nombre del dueño de la misma o la persona responsable.

Este tipo de oficio se considera de validez oficial, cuando es emitido por una institución, en el caso de que sea emitido por una empresa, se dice que tiene validez empresarial. Esto no es una regla como tal, y hay excepciones a la regla, ya que si un oficio es emitido por una entidad bancaria o un colegio se considera oficial.

Oficios Múltiples

Por último, tenemos los oficios múltiples, lo que van dirigidos a varias empresas, de manera de manera de enviar un mensaje a varias empresas. Suelen tener la misma estructura que los oficios simples, pero su redacción se hace de manera general y menos personalizada, en el sentido de que no llevan los datos de una empresa y se redacta de manera plural.

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Con la información ya prevista, esperamos que ahora ya tengas una mejor idea de como hacer un oficio y a quién, o quienes irá dirigido para que se haga de manera correcta.

Ricmayri Rodríguez

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