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Certificado de Ingresos y Retenciones

En Colombia todos los años las personas naturales y trabajadores deben hacer su declaración de renta del periodo anterior. Para ello uno de los requisitos principales es el certificado de ingresos y retenciones. Este certificado debe contener información precisa de los ingresos y retenciones de la persona, indicando salario, pagos por pensiones y salud, cesantías y prestaciones sociales.

El certificado de ingresos y retenciones debe ser presentado a la DIAN para la declaración de renta. Luego la DIAN verificará que la información suministrada por la empresa y entregada por la persona natural sea la misma.

Certificado de ingresos y retenciones

¿Qué es un certificado de ingresos y retenciones?

El certificado de ingresos y retenciones es un documento que debe diligenciar la empresa para la que has trabajado. Esto con la finalidad de brindar la información sobre los pagos que te han realizado, especialmente las retenciones hechas sobre esos pagos. Además con la información que aparece en este certificado podrás llenar la declaración de la renta.

Debemos tomar en cuenta que en el certificado de ingresos y retenciones se muestran los impuestos que te han abonado, no aquellos que has facturado. Por lo tanto si existe alguna factura que no te han cancelado, esto no aparecerá en el certificado. También es importante recordar que la información que aparece en el documento debe coincidir exactamente con la que tiene la Agencia Tributaria.

Igualmente podemos conocer la información que tiene dicha agencia, solicitando por ejemplo el borrador de la declaración de renta. Así podrás asegurarte de que no existen inconsistencias entre la información de nuestra declaración, la declarada por nuestro empleador y la de la Agencia Tributaria.

¿Para qué sirve un certificado de ingresos y retenciones?

El certificado de ingresos y retenciones sirve como requisito que el trabajador que lo solicita debe entregar para que se realizar algún trámite. Además para la persona o entidad que lo recibe es una garantía de que el estatus económico que una persona dice es legítimo. Igualmente, permite verificar que la situación económica de la persona es adecuada o no, para solicitar alguna operación o servicio, por ejemplo un crédito.

En el caso de un crédito bancario, el banco necesita una prueba legítima de la solvencia económica que tiene la persona que solicita el crédito. Por lo cual la persona puede entregar al banco el certificado de ingresos y retenciones como constancia de que posee la solvencia necesaria. Otro ejemplo son las haciendas, pues la información del certificado servirá para que la hacienda acepte o no las declaraciones de renta de la persona.

¿Cuál es la entidad encargada de emitir un certificado de ingresos y retenciones?

El certificado de ingresos y retenciones debe ser emitido por la empresa o el empleador para el que prestas tus servicios. Este tiene la obligación de entregarte el certificado a tiempo para que puedas presentar tu declaración de renta. En caso de que no lo recibas o lo pierdas, debes comunicarte únicamente con la empresa donde laboras pues son los únicos responsables de entregarlo.

La empresa debe hacerte entrega del certificado de ingresos y retenciones también conocido como Formulario 220. Este es el formulario establecido como estándar que deben diligenciar los empleadores y luego entregarlo en archivo PDF.

¿Qué información aparece en el certificado de ingresos y retenciones?

En el certificado de ingresos y retenciones de un trabajador dependiente, según lo indicado en el artículo 379 del ET, deben aparecer los siguientes datos.

  • Año gravable y ciudad en la que se consignó la retención.
  • Nombres y apellidos del trabajador.
  • Número de cédula de ciudadanía o NIT del trabajador.
  • Nombre completo o razón social de la empresa o agente retenedor
  • Número de documento de identidad o NIT de la empresa o agente retenedor
  • Dirección de la empresa o agente retenedor.
  • Pagos o abonos realizados a favor o por cuenta del trabajador.
  • Concepto de cada pago o abono realizado a favor o por cuenta del trabajador.
  • Valor de las retenciones efectuadas.
  • Firma de la empresa o agente retenedor.

¿Cómo descargar el certificado de ingresos y retenciones?

Generalmente este certificado no lo encontrarás lleno con tu información en el sitio web de alguna institución. Excepto si la empresa en la que laboras dispone los certificados de sus trabajadores en su sitio web. En ese caso podrás descargarlo desde allí verificando que toda la información sea correcta.

Igualmente, si no puedes obtener el certificado en la página de la empresa, puedes descargar el Formato 220 de la página de la DIAN. Este formato debe ser descargado y llenado por la empresa con la información correspondiente del trabajador. Para descargarlo puedes ingresar al siguiente enlace:

https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/formulariosinstructivos/Formularios/2020/Formulario_220_2020.pdf

certificado de ingresos y retenciones

¿Cómo llenar el certificado de ingresos y retenciones?

El certificado de ingresos y retenciones o formulario 220 consta de 74 renglones que deben llenarse, unos por el empleador y otros por el empleado. A continuación te explicamos cómo debe ser llenada cada parte.

Deben ser llenados por el empleador:

  1. En el espacio de “Retenedor” el empleador debe suministrar toda la información correspondiente a su empresa. En el espacio de “Trabajador” todos los datos correspondientes al empleado.
  2. El periodo de la certificación debe ir desde la fecha de inicio de labores hasta la fecha que en que el empleado lo solicite. En la mayoría de los casos hasta el 30 del mes de diciembre del año anterior.
  3. En el espacio de “Concepto de los Ingresos” el empleador debe especificar cada pago realizado al empleado incluyendo el concepto de los mismos. Es importante no mezclar los conceptos de los pagos pues al usar el documento para hacer una declaración de renta puede causar inconsistencias.
  4. En el espacio de “Concepto de los aportes” el empleador debe indicar los montos que él pago a cada una de las entidades.
  5. Finalmente, en el renglón 53 se debe indicar ir el monto de las retenciones realizadas al empleador. En caso de que no se haya realizado ninguna retención la casilla debe dejarse en blanco.

Deben ser llenados por el empleado:

En los renglones que le corresponde llenar al empleado, se registran los datos personales del trabajador. Es muy importante que se especifique si percibe otros ingresos provenientes de otras actividades desarrolladas. Adicionalmente a la información de otros ingresos, el trabajador debe ingresar información de cada uno de sus viene, indicando su valor.

Igualmente el trabajador debe indicar las deudas que posee hasta la fecha de la emisión del certificado de ingresos y retenciones. Por otra parte, debe indicar también si hay alguna persona dependiente económicamente de él según lo establecido en el artículo 387 del Estatuto Tributario. Toda la información correspondiente deberá indicarla en los renglones 72, 73 y 74.

Preguntas Frecuentes

¿Qué se sucede cuando existe un error en el certificado de ingresos y retenciones?

El certificado de ingresos y retenciones debe ser entregado por las empresas de forma obligatoria a sus empleados. Los trabajadores por su parte deben presentarlo ante la DIAN para hacer la declaración de renta. La DIAN exige este documento para analizar la declaración y verificar la coherencia entre los datos proporcionados por la empresa y los proporcionados por la persona.

Sin embargo, al existir un error en alguna de las declaraciones puede encontrarse alguna incoherencia en la información. La mayor cantidad de errores se comenten por incumplir los plazos dados para presentar la declaración. También es común que se comentan errores con la precisión de los montos indicados o por inconsistencias en los valores. De cualquier forma, la sanción mínima a los trabajadores y las empresas es de $356.000.

Por esto lo recomendable es ser muy cuidadoso al llenar la información de ambas partes y mantener la información de nómina actualizada y ordenada. Además hacer los cálculos de pagos de nómina con programas de computadora para tener más precisión. Finalmente estar al tanto de la normativa vigente en materia tributaria para evitar sanciones.

¿El empleador es sancionado si no entrega el certificado de ingresos y retenciones al trabajador?

Si la empresa no entrega el certificado de ingresos y retenciones, puede ser sancionada con multas tributarias por cada caso que haya sido denunciado. El trabajador debe dirigirse a las oficinas de la empresa y solicitar el certificado cuando lo requiera. Si la empresa se niega o entrega fuera  de plazo, la sanción será del 5 % del valor en pagos no expedidos por el empleador.

¿Qué instituciones u organismos pueden solicitar el certificado de ingresos y retenciones?

Normalmente el certificado de ingresos y retenciones es solicitado por las instituciones bancarias en las cuales una persona puede solicitar un crédito. Aunque en algunos casos el certificado que se solicita es el de ingresos y egresos. Además puede ser requerido por personas naturales o instituciones privadas a las cuales se les esté solicitando un servicio. En este caso se solicita el certificado para tener mayor confianza y seguridad.

Por otra parte, el certificado de ingresos y retenciones es uno de los requisitos solicitados al momento de hacer una declaración sobre la renta. Por lo tanto, este será solicitado por la DIAN junto con los demás requisitos al momento de hacer la declaración.

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