Certificación Laboral

A la hora de realizar un trámite bien sea bancario, escolar, de arriendo, etc. te solicitaran una serie de documentos para validar tu información. Uno de estos documentos es la certificación laboral, que debe tener toda persona que preste o haya prestado sus servicios laborales a una empresa. En este artículo te explicamos que es una certificación laboral y todo lo que debes tener en cuenta al solicitarla o redactarla. ¡Actualizado en 2024!

¿Qué es una certificación laboral?

Es un documento generalmente expedido por el departamento de Recursos Humanos de la empresa donde se desempeña una actividad laboral. En el certificado laboral se hacen constar datos como el tiempo que la persona ha trabajado en la empresa. También se especifica el cargo desempeñado, el tipo de contratación, duración del contrato y el salario devengado.

Este certificado laboral puede ser firmado por miembros administrativos de la empresa con nivel jerárquico, como el Jefe de Personal o Gerente de Talento Humano. El documento es emitido a solicitud  del empleado, y lo puede solicitar las veces que lo requiera mientras esté activo en la empresa. Por otra parte su emisión es obligatoria una vez finalizada la relación laboral, sin importar el motivo de término de la misma.

¿Para qué sirve una Certificación Laboral?

Es un documento que te permitirá demostrar que cuentas con la certificación laboral de las empresas donde has trabajado. Estas generan confianza y a veces son consideradas por los nuevos empleadores para validar  la experiencia y habilidades del postulante. Así como la continuidad laboral e incrementos de salario de acuerdo con la responsabilidad demostrada en cada actividad.

Un certificado laboral puede ser usado también como constancia legal, o requisito para trámites como: solicitud de créditos, contratos de arriendo, matriculas escolares, entre otros. Si el empleador desea incluir en el certificado laboral cualidades y recomendaciones de su empleado lo puede hacer y esto le agregará valor al mismo. Sin embargo debemos tener presente que no es una obligación para el empleador hacerlo.

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¿Qué datos debe contener una Certificación Laboral?

Una carta laboral es un documento corto pero que debe especificar la información tanto del empleado como del empleador. Aquí te dejamos una lista de los datos que deben estar incluidos de ambas partes:

Datos por parte del empleador

1. Logo de la empresa.
2. Nombre de la empresa.
3. Dirección de la empresa.
4. Número de teléfono de la empresa.
5. Correo electrónico y/o página web de la empresa.
6. Nombre y cargo, número de teléfono número de documento de identidad de la persona que redacta y avala la certificación.

Datos por parte del empleado

1. Nombre completo del solicitante.
2. Cédula o Pasaporte del solicitante.
3. Fecha en la que comenzó a laborar en la empresa.
4. Fecha de egreso o término de la relación laboral con la empresa (Si aplica).
5. Cargo o labor desempeñada.
6. Tipo de contratación (Indefinida o por tiempo definido).
7. Monto mensual del salario devengado.

¿Es lo mismo una certificación laboral que una certificación laboral por prestación de servicios?

La certificación laboral por prestación de servicios es un tipo de carta laboral, sin embargo no es la misma que la carta laboral tradicional. Generalmente cuando se contratan servicios a honorarios, son contratos por tiempo definido pero la legislación no aplica a este tipo de relación laboral. Por ende el empleador no está en la obligación de emitir un certificado laboral por prestación de servicios, queda a su voluntad hacerlo o no.

En cuanto al formato de certificación laboral por prestación de servicios, este es similar al formato general para un contrato definido. En este tipo de certificado laboral se deben especificar las condiciones de cada contrato como tiempo, salario devengado y labor realizada.

¿Cómo se hace una Certificación Laboral?

Un certificado laboral se debe redactar de forma sencilla, apegándose a lo que la ley especifica que debe contener. La información que se suministre debe ser verificable, se deben usar palabras claras y precisas, escribir de manera ordenada y que tenga sentido. Algunas empresas tienen modelos de certificados, sin embargo te mostramos algunas pautas que debes seguir para redactar este certificado y un modelo de certificación laboral.

Paso 1: Saludo

Se redacta una vez colocado el logo y el membrete con los datos que mencionamos antes de la empresa. Debes Iniciar saludando abiertamente a la persona a quien va dirigida la carta. En caso de que el empleado no notifique el nombre de la persona, se puede escribir solo “A quien pueda interesar”. De esta manera servirá para entregarlo a cualquier persona que lea el documento.

Posteriormente se indica el nombre, cargo y número de documento de identidad de la persona que está redactando el certificado laboral. Se debe indicar también el nombre de la empresa que expide el certificado. Es muy importante que en el texto se especifiquen todos los elementos que mencionamos antes para cumplir con las disposiciones de la legislación laboral.

Por otra parte deben incluirse todos los datos personales del empleado y el periodo de tiempo que tiene laborando, hasta la fecha, en la empresa. También se debe mencionar el cargo que desempeña y/o las tareas a realizadas por la persona, el tipo de contrato y el salario devengado.

Paso 2: Fechas Exactas

En el certificado laboral debes señalar de forma clara y precisa la fecha, ciudad y país en donde ha sido redactado. También es importante verificar que las fechas de inicio y finalización (si aplica), de la relación laboral sean correctas. Finalmente, se debe escribir una despedida cordial, firmar el certificado e incluir los datos de quien firma. Esta firma puede ser de un representante de RRHH o del empleador, que es lo más recomendable.

Paso 3: Información clara

En la certificación laboral se debe incluir la información de forma clara y honesta. El empleador puede hacer recomendaciones del empleado, con la finalidad de que sea considerado por otras empresas en futuras contrataciones. Sin embargo no se debería especificar porque se ha terminado la relación laboral con el trabajador. Esto con la finalidad de evitar que se hagan perjuicios al trabajador por parte de un futuro empleador.

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Certificación Laboral Ejemplo

Nombre de la Empresa

NIT de la empresa

Dirección de la empresa

N° de contacto de la empresa/correo electrónico/página web

Señores.

Datos de la empresa o persona a la que va dirigido

Yo, (Nombre de quien avala el certificado) cédula de ciudadanía (N° de documento)

Cargo de la persona que avala el certificado

CERTIFICO:

Que él(la) Sr(a) (nombre del trabajador), cédula de ciudadanía número (n° de documento) residente en (ciudad de residencia). Labora(ó) en la empresa (nombre de la empresa) desde (fecha de inicio de labores) hasta (fecha de finalización si aplica). Desempeñando el cargo de (cargo del trabajador) con un contrato a término (indefinido o definido-indicar el plazo) devengando un salario mensual de (monto) pesos.

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Para constancia de lo anterior se firma el presente certificado en (Ciudad), Colombia a los (día) días del mes de (mes) del (año).

Atenta y Cordialmente,

________________________________

Firma

Nombre de quien avala el certificado

N° de documento de identificación de quien avala el certificado

Cargo de quien avala el certificado

Preguntas Frecuentes

¿Es obligatorio para el empleador emitir una Certificación Laboral?

La legislación nacional en materia laboral, específicamente el Código Sustantivo del Trabajo, establece que es obligación del empleador emitir una certificación laboral al empleado. En caso de que el empleador se niegue a emitir la certificación laboral, el trabajador puede acudir a instancias legales para obtenerla. Por ejemplo, puede acudir al Ministerio de Trabajo de Colombia, así se obligará al empleador a emitir el documento.

¿Es lo mismo una Certificación Laboral que una carta de recomendación?

No, es importante tener claro que la carta laboral no es una carta de recomendación. El certificado laboral no tiene como objetivo hacer una recomendación del trabajador. Su principal finalidad es informar sobre los términos laborales del contrato actual o ya finalizado con la empresa. Sin embargo, no hay ningún problema si el empleador a voluntad quiere incluir en la carta laboral alguna recomendación pero no está obligado a hacerlo.

¿Cómo solicitar una Certificación Laboral si la empresa ha cambiado de razón social o ya no existe?

Para solicitar un certificado de una empresa que haya sido vendida, se debe hacer un derecho de petición dirigido a la empresa compradora. Aunque la entidad haya cambiado de razón social, esta debe conservar al menos por 5 años los archivos de la empresa adquirida. En ocasiones al vender la empresa, se entregan estos documentos a la Cámara de Comercio o al Ministerio de Protección Social, pero no sucede siempre.

Cuando la empresa ya no existe, se solicita un certificado de existencia y representación legal en la Cámara de Comercio del sitio donde estaba ubicada. De este certificado se toma el nombre y domicilio del liquidador para dirigir a él un derecho de petición para legitimar la experiencia laboral.

En cualquiera de los casos para solicitar el certificado laboral se debe seguir un proceso que puede tomar tiempo. Para evitar esto lo recomendable es que los empleados tengan la precaución de pedir su certificado al retirarse de la empresa.

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Darwin Rico

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